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¿Qué es una estructura de desglose del trabajo?

16 enero 2021
EDT WBS

Si está comenzando como gerente de proyecto, es posible que haya visto la estructura de desglose del trabajo o WBS, y estamos seguros de que se preguntó qué es una estructura de desglose del trabajo.

Aunque a pesar de lo que su nombre pueda sugerir, implica desglosar los entregables que no funcionan. Este simple hecho confuso reitera por qué es necesario comprender qué es una EDT o WBS.

Por lo tanto, hemos seleccionado esta guía para darle una pista sobre todo lo que es WBS. Empecemos con lo básico.

¿Qué es una estructura de desglose del trabajo?

Lo primero que necesita saber sobre WBS es ¿qué es una estructura de desglose del trabajo?

La guía Project Management Body of Knowledge PMBOK es un conjunto de pautas y terminología que se aceptan como principios dentro de la industria de la gestión de proyectos.

El PMBOK tiene esto que decir sobre lo que es una EDT:

“Una descomposición jerárquica orientada a los entregables del trabajo que será ejecutado por el equipo del proyecto para lograr los objetivos del proyecto y crear los entregables requeridos”

Si eres como nosotros, simplemente lees eso y piensas ‘¡¿Qué ?!’Entonces, analicémoslo.

En pocas palabras, una estructura de desglose del trabajo permite que la definición del “qué” de un proyecto sea clara.

Una EDT describe claramente todos los elementos que un proyecto debe lograr. Esto generalmente se hace a través de una pantalla gráfica organizada con múltiples niveles.

El propósito de este cuadro es definir claramente las actividades complejas que se dividen en elementos más pequeños y manejables.

Diferencia entre la estructura de desglose del trabajo, el plan del proyecto y el cronograma del proyecto

Antes de que pueda comprender completamente qué es una estructura de desglose del trabajo, necesita saber qué no es una estructura de desglose del trabajo.

A menudo existe confusión en cuanto a la diferencia entre una EDT, un plan de proyecto y un cronograma de proyecto.

Consideremos cada uno de estos individualmente para resaltar la diferencia entre los tres.

1. Estructura de desglose del trabajo

Como se discutió, WBS analiza el “qué” del proyecto y destaca los entregables que deben lograrse para la finalización del proyecto.

La EDT es un desglose orientado a la entrega de todo el proyecto en elementos más pequeños. El propósito es organizar el trabajo del equipo en partes convenientes.

La EDT es una estructura jerárquica del alcance del proyecto. Además, la WBS es un solo documento.

2. Plan de proyecto

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El plan del proyecto, por otro lado, es una colección de documentos.

Hay múltiples aspectos que deben planificarse en un proyecto, y aquí es donde entra en juego el plan del proyecto.

El plan del proyecto no solo define el alcance del proyecto, sino que también detalla otros aspectos, como cómo se ejecutará y gestionará el proyecto.

Los elementos que deben incluirse en el plan del proyecto incluyen, entre otros, los recursos necesarios para lograr los entregables, la programación, la gestión de riesgos, etc.

El plan del proyecto es la estructura más amplia de las tres en términos de nivel de detalle.

3. Calendario del proyecto

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Los cronogramas del proyecto respaldan la planificación de un proyecto al proporcionar fechas de inicio y plazos.

Los cronogramas del proyecto proporcionan fechas para las tareas identificadas en la estructura de desglose del trabajo.

El cronograma del proyecto también identifica fechas y plazos para otros elementos del proyecto y proporciona un cronograma completo para el proyecto.

Tipos de estructuras de desglose del trabajo

Por lo general, hay tres tipos de estructuras de desglose del trabajo: basadas en entregables, basadas en responsabilidades y basadas en fases. El enfoque de referencia que se adopta con más frecuencia es el enfoque basado en resultados.

Podrá diferenciar entre los tres enfoques de estructuras de desglose del trabajo por los elementos identificados en el primer nivel de la jerarquía de la EDT.

1. Estructura de desglose del trabajo por fases

El primer nivel de una EDT basada en fases serán los elementos que son las fases típicas de un proyecto.

La segunda fase generalmente serán elementos que son entregables distintivos en cada una de las fases destacadas.

El nivel inferior de las estructuras de desglose del trabajo basadas en fases y en las entregas son elementos que son entregables.

Para una estructura de desglose de trabajo basada en fases, el trabajo asociado con diferentes elementos se dividirá en trabajo exclusivo para el elemento en el primer nivel de su estructura de desglose de trabajo.

2. Estructura de distribución del trabajo basada en la responsabilidad

La EDT basada en responsabilidades define los elementos del proyecto por las unidades organizativas que trabajarán en el proyecto.

El primer nivel de la estructura en una estructura de desglose del trabajo basada en responsabilidades serán las unidades organizativas, el resto de los niveles a menudo seguirán el mismo formato que las otras dos estructuras de desglose del trabajo.

3. Estructura de desglose del trabajo basada en los entregables

Una estructura de desglose del trabajo basada en los entregables identifica las conexiones entre los entregables del proyecto y el alcance.

Para esta guía, nos centraremos en las estructuras de desglose del trabajo basadas en entregables, ya que son la opción más común.

Ventajas de crear una estructura de desglose del trabajo

Puede que esté pensando cuál es el objetivo de una estructura de desglose del trabajo.

Quiero decir, ¿qué pasa con un plan de proyecto, un plan de presupuesto, un cronograma de proyecto que debería ser suficiente planificación para tener todo en orden?

Bueno no exactamente.

Una estructura de desglose del trabajo es un paso inicial en el desarrollo de un cronograma completo del proyecto . Una WBS puede ayudar a su equipo a comprender el alcance y los entregables del proyecto en cada nivel que les pertenece.

Brinda orientación : WBS muestra los entregables del proyecto y los trabajos que deben realizarse, lo que permite que su equipo se guíe a través de lo que debe hacerse de una manera organizada y clara.

Mantiene el enfoque en el alcance del proyecto : dado que la WBS es clara y concisa, el enfoque del documento está en el alcance y los entregables del proyecto. Esto permite que su equipo se concentre en lo que está dentro del alcance.

Ayuda a prevenir cambios y fugas en el alcance : WBS muestra el desglose de todo el proyecto destacando claramente lo que está dentro del alcance. El diagrama permite que el alcance del proyecto y los entregables sean claros para los miembros de su equipo, pero también para las partes interesadas.

Proporciona una estimación sencilla para la gestión de recursos y tiempo : WBS es la base que puede utilizar para crear el presupuesto y la programación de su proyecto . Con todas las conexiones entre los entregables y los entregables necesarios para completar el proyecto, su trabajo de asignar recursos y establecer cronogramas será mucho más fácil.

Responsabilidad : con una WBS todos los elementos son mutuamente excluyentes. Esta exclusividad permite generar responsabilidad. Un equipo asignado a un paquete de trabajo es completamente responsable de su finalización y éxito. Esto le permite evitar la superposición de responsabilidades.

¿Cómo se hace una estructura de desglose del trabajo?

Hay diferentes formas en que puede crear una estructura de desglose del trabajo, dependiendo de lo que funcione para usted y su equipo.

Sin embargo, aquí hay una estructura y un proceso simples que puede seguir para facilitarle la tarea.

La estructura del proceso de desarrollo de la estructura de desglose del trabajo generalmente seguirá este esquema:

  • Estructura de desglose del trabajo
  • Diccionario de estructura de desglose del trabajo
  • Línea base del alcance

1. Comprenda lo que está dentro del alcance de su proyecto

Antes de que pueda comenzar a crear su estructura de desglose del trabajo, debe preguntarse:

¿Cuál es el alcance de nuestro proyecto?

Puede hacer esto, ante todo, recopilando documentos críticos del proyecto. A saber, la declaración del proyecto y el plan de gestión del alcance del proyecto .

La declaración del alcance del proyecto le permitirá reconocer el alcance del proyecto de manera clara y detallada.

El plan de gestión del alcance del proyecto le permitirá apreciar cómo puede hacer frente a los cambios en el alcance de su proyecto, lo que afecta directamente sus entregables.

2. Determine los entregables de su proyecto

El siguiente paso para crear una estructura de desglose del trabajo es identificar los elementos de nivel uno, en otras palabras, resaltar los entregables de su proyecto.

Asegúrese de incluir todos los entregables principales necesarios para la finalización exitosa de su proyecto.

Al determinar los entregables, asegúrese de que cada entregable sea esencial para el éxito de su proyecto.

Además, cada entregable que identifique debe ser responsabilidad de un equipo independiente en su proyecto.

3. Crea paquetes de trabajo

Un paquete de trabajo es un entregable en el nivel más bajo de la estructura de desglose del trabajo.

Necesita descomponer, o desglosar sus entregables de nivel uno en entregables de nivel inferior o paquetes de trabajo.

 Intente y asegúrese de identificar todo el trabajo necesario para completar el entregable que está descomponiendo.

Asegúrese de que cada paquete de trabajo siga estos puntos:

Cada paquete de trabajo debe ser independiente. El paquete de trabajo no debe depender de ningún otro elemento y ser mutuamente excluyente. Debería tener paquetes de trabajo que sean definibles. Cada paquete de trabajo debe tener un comienzo y un final claros.

Estos paquetes de trabajo también deben ser claros y ser entendidos por todos los miembros de su equipo. Sus paquetes de trabajo deberían permitirle estimar los requisitos de recursos y los plazos. Su paquete de trabajo debe ser manejable .

Cada paquete de trabajo debe poder integrarse para crear elementos de nivel uno.

Asegúrese de que los paquetes de trabajo que identifique sean adaptables , para adherirse a cualquier cambio en el plan o alcance de su proyecto.

Asegúrese de haber dividido sus entregables en elementos manejables y de que no hay necesidad de descomposición adicional.

4. Cree un diccionario de estructura de desglose del trabajo

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El diccionario de EDT sirve para explicar la definición y el alcance de cada uno de los elementos de la estructura de desglose del trabajo.

El diccionario es un documento de apoyo que permite a los equipos comprender fácilmente la EDT.

Sin embargo, este documento no es necesario para todas las estructuras de desglose del trabajo, pero permite que su EDT sea más accesible y más fácil de entender.

5. Decide un formato y crea tu estructura de desglose del trabajo.

Después de decidir e identificar sus paquetes de trabajo y posiblemente hacer un diccionario de estructura de desglose de trabajo, es hora de decidir el formato que tomará su EDT

Hay varios formatos que puede seguir, y el que elija depende realmente de lo que más lo beneficiará como gerente de proyecto y será más fácil de entender para su equipo.

Puede crear una agrupación jerárquica basada en texto o hacer una estructura tabular más visual.

Una vez que decida su formato, todo lo que queda es crear la EDT.

 Características de una EDT eficaz

Tenga en cuenta que cualquier estructura de desglose del trabajo eficaz tiene los siguientes elementos:

  • Estructura de elementos de proyecto orientada a entregables
  • Formulado por quienes trabajan en el proyecto
  • Incluye el trabajo completo definido por el alcance, capturando todos los entregables en términos del trabajo que debe completarse
  • Define el proyecto, describe el trabajo y el alcance del proyecto claramente
  • Creado en formato de gráfico, ilustración o esquema
  • Organiza los entregables en un diseño jerárquico
  • Contiene al menos dos niveles
  • Usa sustantivos o adjetivos y evita el uso de verbos.
  • Es adaptable permitiendo una mejora continua
  • Emplea un esquema de codificación para cada elemento que identifica la naturaleza jerárquica de la EDT cuando se ve.

¡Ahí tienes!

Y ahí tienes. Aquí están todos los conceptos básicos que necesita para comprender qué es una estructura de desglose del trabajo.

Ahora hágalo y comience a crear.

Esperamos que este artículo sobre ¿Qué es una estructura de desglose del trabajo? le haya dado una idea para su próxima aventura de gestión de proyectos. ¡Pero ese no es el final! Si tiene alguna consulta o detalles de nivel menor que podamos haber perdido en esta publicación, no dude en enviarnos un correo electrónico. Nos encantaría saber de ti.

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