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¿Qué es un plan de gestión de proyectos?

13 enero 2021
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Sin un plan de gestión de proyectos, es probable que ponga en riesgo muchas cosas. A veces, un proyecto pasa por toda la fase de planificación de la gestión del proyecto, pero sufre debido a una mala ejecución. ¿Qué es un plan de gestión de proyectos?

Un plan concreto actúa como base para cualquier proyecto, independientemente de su escala. Hemos seleccionado esta guía para explicar cómo crear y diseñar un plan de gestión de proyectos eficaz .

Un plan de gestión de proyectos destaca cómo se ejecutará, supervisará y controlará el proyecto, desde la fase de inicio y hasta el producto final.

Tenga en cuenta que el plan de su proyecto tiene como objetivo definir el método que utilizará su equipo para ejecutar los entregables estructurados a tiempo .

 Con ese fin, el plan de gestión del proyecto también debería incluir idealmente un proceso para medir el análisis de rendimiento de línea base . Hacerlo ayuda no solo a identificar las áreas débiles durante la vida de un proyecto, sino que también asegura el éxito a largo plazo relacionado con proyectos futuros en la administración de proyectos

Diferencia entre un plan de gestión de proyectos y un plan de proyecto

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La diferencia entre un plan de gestión de proyecto y un plan de proyecto no es tan clara como cabría esperar. La diferencia entre los dos puede depender completamente de la organización con la que esté trabajando.

Se ha visto que muchas empresas utilizan los dos términos indistintamente para referirse al mismo plan. Por otro lado, algunas empresas clasifican estos dos planes en conjunto. Si observa los dos planes, aquí hay ciertas diferencias que puede notar:

  • El plan del proyecto describe el “qué” de su proyecto, mientras que el plan de gestión del proyecto describe el “cómo”
  • A menudo, el plan del proyecto es un documento amplio, mientras que el plan de gestión trata con más detalles relacionados con el proyecto.
  • El plan del proyecto describe la visión para completar el proyecto, mientras que el plan de gestión explica el método y el sistema para poder alcanzar el éxito del proyecto.
  • A menudo existe una división entre los dos para proyectos más grandes, pero una combinación de términos para proyectos más pequeños.

El propósito de un plan de gestión de proyectos

Dado que va a dedicar una buena cantidad de tiempo y esfuerzo a la creación de su plan de gestión, es imperativo comprender algunos conceptos básicos.

Existen diferentes propósitos para crear un plan de manejo. Algunos de ellos se adjuntan a continuación. ¡Echar un vistazo!

Planificación

El primer propósito de crear un plan de manejo es bastante obvio y es planificar su proyecto . Como gerente de proyecto, antes de comenzar la ejecución de un proyecto, es importante planificar y comprender el proyecto en su totalidad y cómo progresará a lo largo de su ciclo de vida.

Suministro de información al patrocinador del proyecto

También es un beneficio de la creación de un plan de gestión que puede proporcionar información e iluminar al patrocinador de su proyecto sobre cómo planea gestionar el proyecto .

Sin embargo, debe tenerse en cuenta que, en ocasiones, el patrocinador del proyecto se encuentra en otra organización que la que trabaja en el proyecto y, por lo tanto, cierta información en su plan de gestión no siempre es aplicable para ellos.

Guía para el gerente de proyecto.

Los planes de gestión también se utilizan a menudo como una guía para recibir ayuda cuando surgen problemas o problemas. Siempre que surja un problema en el progreso del proyecto, usted, como gerente de proyecto, debe consultar su plan de gestión.

Esencialmente, debería haber incluido cualquier problema de este tipo en su plan de manejo y discutir cómo abordar el problema si surgiera.

Sin embargo, si ese no es el caso y el plan de manejo no resalta el problema particular al que se enfrenta, debe tomar nota y asegurarse de incluirlo en cualquier plan de manejo futuro que cree.

Componentes del plan de gestión de proyectos

Todos los planes de gestión incluyen todos los elementos que definen la gestión de su proyecto. Sin embargo, ciertos componentes son bastante estándar para todos estos planes.

Declaración de alcance

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Hemos incluido la declaración del alcance como el primer elemento de la lista de componentes de su plan de gestión por una razón muy importante.

Una de las responsabilidades principales de un gerente de proyecto es comprender el alcance del proyecto y asegurarse de que el proyecto se mantenga dentro de los límites de ese alcance.

Una de las razones más comunes de los retrasos en los proyectos y el aumento de los presupuestos de los proyectos se debe al avance del alcance.

Puede utilizar el enfoque SMART para definir el alcance y asegurarse de que el alcance que define para su proyecto sea efectivo y adecuado.

De SMART significa S ESPECÍFICOS, M edible, A ttainable, R ealistic, y T imely.

  • Específico : cuanto más específico es el alcance, menor es la posibilidad de que el alcance se filtre
  • Medible: un alcance que puede medirse le permite saber si lo ha logrado.
  • Alcanzable: es importante asegurarse de que el alcance que está tratando de lograr sea alcanzable para usted y su equipo en lo que respecta a la experiencia, el conocimiento y los recursos.
  • Realista : asegúrese de que el alcance agregue valor a los objetivos de su cliente y sea realista en términos de ser alcanzable.
  • Oportuna: una declaración de alcance debe estar limitada por el tiempo, lo que le permite establecer un cronograma y también ayuda a crear un presupuesto .

Estructura de desglose del trabajo

Una estructura de desglose del trabajo define el aspecto “qué” de un proyecto.

La estructura de desglose del trabajo resalta todos los elementos que un proyecto debe lograr para que se considere un éxito y generalmente se realiza a través de una pantalla gráfica organizada con múltiples niveles.

Factor crítico de éxito

Los factores críticos de éxito son aquellos componentes de su proyecto que deben lograrse para considerar su proyecto completado y exitoso.

Los jefes de proyecto y los equipos suelen definir sus propios factores críticos de éxito.

La investigación realizada sobre qué factores se considera que influyen significativamente en el éxito de un proyecto arrojó los siguientes hallazgos:

  • De los encuestados, la gente creía que establecer formalmente un gerente de proyecto tenía una influencia del 93% en el éxito de un proyecto.
  • Metas del proyecto que se establecieron de manera medible y tenían un 90%
  • Las competencias de un director de proyecto tenían un 88%
  • La alta autoridad del director del proyecto tenía 85%

Otros factores que a menudo se identifican como factores críticos de éxito incluyen:

  • Permanecer dentro del presupuesto
  • Completar el proyecto a tiempo
  • Estándares de calidad del proyecto terminado
  • Una tasa mínima de rechazo de productos
  • Los beneficios del producto para el usuario final
  • Satisfacción del equipo y los empleados al final del proyecto

Plan de recursos humanos

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Con cualquier proyecto, el recurso más valioso son las personas involucradas en el proyecto, y las que integran su equipo de proyecto, y es por eso que la planificación de recursos en la gestión de proyectos también es fundamental.

El plan de recursos humanos es importante sin importar si está planeando contratar nuevos empleados o trabajar con personas que lo ha hecho antes.

Al crear su plan de gestión, asegúrese de que la parte de recursos humanos incluya lo siguiente:

  • Requisitos de recursos para su proyecto
  • Cómo planeas adquirir el equipo del proyecto
  • Cuánto tiempo dedicará cada recurso al proyecto
  • De dónde vendrá el equipo del proyecto
  • Cualquier capacitación y desarrollo que el equipo del proyecto necesitará para poder completar el proyecto.
  • Cualquier requisito de gestión para su equipo de proyecto.

Plan de comunicación de gestión del proyecto

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La comunicación es esencial para la colaboración y la colaboración es la base para la entrega exitosa de un proyecto.

Según el proyecto que esté ejecutando y las personas involucradas en él, su plan de comunicación de gestión de proyectos puede variar.

A menudo, una mala comunicación puede provocar el incumplimiento de los plazos, la ampliación de los presupuestos y el temido aumento del alcance que seguimos mencionando.

Un plan de comunicación no se dirige simplemente a los miembros de su equipo, sino que también debe incorporar la frecuencia con la que debe hablar con su cliente y las partes interesadas, qué modo de comunicación planea usar y con qué frecuencia planea comunicarse.

Entregables

Una de las responsabilidades más imperativas de un gerente de proyecto es administrar los entregables del proyecto y, por lo tanto, incluirlos en su plan de gestión también es crucial.

Los entregables del proyecto son aquellos bienes o servicios producidos como resultado de su proyecto, que pretende entregar a su cliente o cliente.

Con frecuencia, es insuficiente describir simplemente el entregable y, por lo tanto, debe intentar incluir detalles sobre sus entregables, incluidos:

  • Talla
  • Longitud
  • Calidad
  • Otras normas

Lista de partes interesadas

Se debe crear y desarrollar una lista de partes interesadas para el plan de gestión no solo para realizar un seguimiento de quiénes son sus partes interesadas y desarrollar la lista si cambian, sino que también le permite realizar un seguimiento de su plan de comunicación.

Presupuesto

Ningún proyecto tiene rienda suelta de recursos monetarios y, por lo tanto, es fundamental crear un presupuesto e incluirlo en el plan de gestión.

El presupuesto es también uno de los factores críticos de éxito que muchos gerentes de proyectos consideran para resaltar el éxito de un proyecto en particular.

A ciertos proyectos se les asigna un presupuesto desde el principio y es su trabajo mostrar cómo asignará este recurso, otras veces debe proporcionar un plan de presupuesto a los clientes o partes interesadas y ellos determinarán si van a proporcionar el presupuesto que tiene. esbozado.

Dependiendo de su proyecto y su plan, también puede incluir su plan presupuestario en su estructura de desglose del trabajo.

Horario

Al igual que el presupuesto, ningún proyecto tiene un tiempo ilimitado para ser entregado. Es por eso que programar tu proyecto es muy esencial.

A menudo, son las partes interesadas externas las que determinan las fechas de entrega del proyecto.

Es bastante común que haya cambios en el cronograma de un proyecto durante el ciclo de vida debido a ciertos factores, es por eso que el cronograma requiere una gestión activa.

Plan de adquisiciones

Es común que cuando inicie un proyecto se encuentre con que necesitará subcontratistas, consultores y proveedores.

Por lo tanto, debe asegurarse de que su plan de manejo describa estos:

¿Cuáles son los servicios o productos que requerirá su proyecto?

¿Cómo adquirirá estos servicios o productos?

¿Cómo piensa monitorear la calidad de estos productos o servicios y cómo monitoreará su progreso?

La gestión de contratistas externos se convierte en una tarea importante, ya que no están afiliados directamente a su organización y, por lo tanto, no tienen el mismo impulso o incluso la comprensión del progreso o cronograma de su proyecto.

Registro de riesgos

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Los registros de riesgos son aquellos documentos que identifican riesgos, incluyen análisis de riesgos, así como planes de respuesta a riesgos.

El registro de riesgos es importante no solo durante la fase de planificación, sino que el documento se utiliza durante todo el ciclo de vida del proyecto para monitorear y controlar los riesgos.

Por lo tanto, recuerde hacer que el plan de gestión de riesgos de su proyecto sea fácil de entender, tenga la capacidad de adaptarse cuando sea necesario y de hacer referencia a él durante todo el proceso del proyecto .

Defina la importancia de cualquier riesgo potencial sobre la probabilidad y el impacto en su proyecto.

La mayoría de las organizaciones siguen un proceso simple para resaltar e identificar los riesgos y luego hacer un registro de riesgos.

Los siguientes criterios se destacan en los registros de riesgos:

  • Una descripción del riesgo
  • La probabilidad de un riesgo identificado
  • El impacto que un determinado riesgo puede tener en el proyecto
  • Los eventos que pueden desencadenar un riesgo.
  • La prioridad del riesgo
  • Un plan de respuesta a los riesgos que se identifican para que su equipo sepa cómo reaccionar ante un riesgo que se ha materializado.

¿Cómo crear un plan de gestión de proyectos?

El plan de gestión del proyecto se crea gradualmente y, como hemos descrito, el plan consta de planes de componentes separados y, por lo tanto, no se puede crear hasta que se realice cada uno de los elementos individuales.

La mayoría de los componentes del plan de manejo se crean durante procesos distintivos y, por lo tanto, se incorporan de manera diferente.

Si lo miramos de acuerdo con la Guía del PMBOK , el plan de gestión es un producto del proceso del plan de gestión del proyecto.

Utilice lo que ya tiene para incorporar toda su información y material en su plan de gestión.

Entonces, por ejemplo, durante la fase de inicio del ciclo de vida de un proyecto, ya debería haber elaborado un resumen del alcance, un breve plan presupuestario y su cronograma de objetivos.

Por lo tanto, cuando comience a desarrollar el plan de manejo, puede usar estas declaraciones y revisar más los componentes para crear una comprensión más detallada del proyecto .

Esperamos que este artículo le haya dado una idea de cómo puede utilizar los hitos en su próxima aventura de gestión de proyectos. ¡Pero ese no es el final! Si tiene alguna consulta o detalles de nivel menor que podamos haber perdido en esta publicación, no dude en enviarnos un correo electrónico. Nos encantaría saber de ti.

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