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Plan de mejora de procesos

30 marzo 2021
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Ningún negocio se convierte en un éxito de la noche a la mañana, pero con un plan de mejora de procesos, su negocio puede estar mucho más cerca de donde usted desea.

Un plan de mejora de procesos es un enfoque proactivo que busca encontrar los procesos débiles dentro de sus procesos establecidos. Es una estrategia de mejora documentada.

Antes de comenzar con su plan de mejora de procesos, podría ser útil analizar las metodologías de mejora de procesos que podría adoptar. Hay un montón de metodologías entre las que puede elegir, pero a continuación se muestran tres de las que se adoptan habitualmente.

Plan (s) de mejora de procesos de uso común

Estas metodologías no son un “medio para un fin”. Dado que la tecnología es la plataforma de evolución más rápida en todo el mundo en estos días, tome los planes de mejora de procesos adjuntos como guía general.

Improvise como gerente de proyecto a medida que su equipo avanza.

  1. Manufactura esbelta

La manufactura esbelta tiene como objetivo mejorar la calidad del producto y maximizar la producción de calidad. Esto se logra eliminando 7 desechos. Estos desechos incluyen:

  • Superproducción
  • Transporte
  • Movimiento
  • Espera
  • Exceso de procesamiento
  • Inventario
  • Defectos

Six Sigma

Six Sigma es un conjunto de técnicas y herramientas que ayudan a mejorar los procesos. Six Sigma funciona disminuyendo la probabilidad de que ocurra un defecto.

Gestión de procesos empresariales

La gestión de procesos de negocio aplica la mejora continua. La adopción de la metodología de gestión de procesos de negocio requiere que una empresa:

  • Analizar
  • Rediseñar
  • Ejecutar
  • Monitor
  • Optimiza sus procesos

Independientemente de la metodología que elija, la creación de un plan de mejora de procesos puede ayudarlo a adaptarse de una manera que mejore su resultado general.

Cualquier intento de mejorar su negocio puede olvidarse o pasarse por alto rápidamente, para que dichos intentos se mantengan, es esencial implementar un plan de mejora de procesos. Ahora veamos cómo puede comenzar con eso.

A continuación se muestra una guía concisa sobre cómo puede comenzar con su plan y consejos y trucos que puede utilizar para facilitar todo el proceso. También discutiremos cómo seguir cada paso para poder implementar su plan con éxito.

Pasos para implementar un plan de mejora de procesos

Paso 1: Reconocer

Antes de planificar la mejora de sus procesos comerciales, es esencial saber dónde necesita esa mejora.

El primer paso es identificar el proceso que necesita mejoras. Es posible que desee establecer los diferentes pasos de ese proceso en particular para ver cómo se está realizando en la actualidad, esto permitirá que sea más fácil identificar las áreas exactas que necesitan mejorar.

Puede resultarle beneficioso reconocer un área prioritaria que necesita urgentemente una mejora. Quizás el proceso lleve más tiempo del que es productivo, o tal vez sea solo la actitud hacia el proceso lo que está decepcionando a su negocio.

Al comenzar con cualquier plan de mejora, sería mejor comenzar con algo específico pero simple.

Cuanto más vago o complicado sea el problema, más difícil puede ser la solución. Además, a veces un bloqueo importante puede verse afectado y mejorado en gran medida por el cambio de la cosa más simple.

Además, cuanto más fácil es la implementación del cambio, se pueden ver los resultados más rápidos y siempre aumenta la moral e inspira a las personas a hacer más para solucionar los problemas si tienen una victoria en su haber de inmediato.

Paso 2: Analizar e identificar

Una vez que haya reconocido qué área del proceso ha priorizado, debe tomarse un tiempo para analizarla en detalle.

Debe rastrear el problema hasta su origen. Para corregir el problema, debe determinar la parte precisa del proceso que está causando el problema. Solo una vez que se comprenda esto, podrá comenzar a solucionar el problema presente.

Sugerencia: Una manera fácil de lograrlo es cuando reconozca el problema y observe los pasos del proceso y elabore un diagrama de flujo o diagrama Con una ayuda visual del proceso en su conjunto, será fácil ver dónde y cómo se pueden hacer las correcciones.

Paso 3: Rediseño

Después de reconocer y analizar el problema en cuestión, es hora de solucionarlo. El análisis debería haberle proporcionado el problema exacto y cómo corregirlo. Ahora es el momento de rediseñar los pasos que sigue para ese proceso en particular y eliminar el problema.

Aquí es vital que si su equipo no ha estado involucrado en la mejora del proceso, al menos ahora se incorpore. La principal razón del fracaso de la mejora de procesos es que los equipos no se incorporan con la suficiente antelación.

Es parte de la naturaleza humana querer seguir con la forma en que ha estado haciendo las cosas todo el tiempo. Por lo tanto, asegúrese de que las personas estén involucradas en el proceso para simplificar la implementación del nuevo diseño.

Además, necesitará que los miembros de su equipo ayuden a que se produzca el cambio. ¿A quién va a afectar el cambio? Probablemente necesitará ayuda para poner en marcha el proceso. Aquí, los diagramas de flujo y los diagramas que creó se pueden utilizar para ayudar a explicar el proceso a las personas a las que está informando.

Para rediseñar el proceso, es posible que necesite la ayuda de esos miembros del equipo. Pueden reunirse y hacer una lluvia de ideas sobre cómo resolverán el problema y rediseñarán el proceso.

Al pensar en el rediseño del proceso, debe considerar cada elemento y si la solución propuesta es la que mejor se ajusta. Recuerde contemplar cómo se implementaría el rediseño, así como los riesgos que pueden resultar de los cambios propuestos.

Paso 4: Implementar

Una vez que se ha identificado el curso de acción, es el momento de crear un plan de implementación. Identifique en qué estará trabajando cada miembro de su equipo y cómo lograr la forma más eficiente de implementar su rediseño.

Además, asegúrese de crear fechas límite y cronogramas para su equipo. Establecer objetivos y cuándo alcanzarlos garantizará que su plan de mejora de procesos se lleve a cabo correctamente.

Además, asegúrese de que su plan para implementar el rediseño sea lo más detallado y claro posible. Cuanto más claro esté todo mapeado e identificado, más fácil será para los miembros del equipo involucrados seguir los cambios y pasos requeridos.

Esta parte de todo el proceso es donde los cambios se vuelven reales y debes asegurarte de mantenerte firme y llevarlo a cabo. Puede parecer abrumador y complicado para empezar, pero la funcionalidad empresarial se beneficiará a largo plazo.

Paso 5: Comunicarse

Hemos mencionado esto en los pasos 3 y 4, pero la comunicación, realmente, es la clave. Incluso con su equipo siendo parte del análisis y rediseño de los aspectos del plan, es esencial comunicar el plan de implementación en detalle a los involucrados.

“Una de las formas más comunes de vencer la resistencia al cambio es educar a la gente al respecto de antemano. La comunicación de ideas ayuda a las personas a ver la necesidad y la lógica de un cambio. El proceso educativo puede incluir discusiones individuales, presentaciones a grupos o memorandos e informes “.

Antes de que se pueda ejecutar cualquiera de sus planes, asegúrese de que cada paso y los cambios se discutan con todos aquellos a los que afectará o aquellos que serán parte de la implementación del rediseño.

Para llevar a cabo el plan, necesitan saber exactamente cómo sucederá.

Además, como se mencionó, los humanos son resistentes al cambio. Si su equipo está informado desde el principio sobre los cambios que se avecinan y se mantiene informado, es menos probable que se opongan.

Después de toda esta planificación, finalmente es el momento de ejecutar. Asegúrese de seguir consultando su plan y seguir todos los pasos que necesita para realizar las mejoras del proceso.

Paso 6: Supervisar y revisar

Eventualmente comenzará a ver cómo su plan se hace realidad.

Sin embargo, la mejora de procesos es una tarea constante y en evolución. No puede esperar ejecutar un plan para mejorar los procesos de su negocio y pensar que su trabajo está hecho.

Lo primero que debe tener en cuenta es si los cambios que ha implementado con esmero se mantendrán. Siempre existe el temor de volver a los viejos hábitos, incluso si esos viejos hábitos no fueron propicios para sus resultados.

Deberá monitorear los cambios que ha implementado, primero para ver si se están siguiendo y, en segundo lugar, para ver si incluso están funcionando como esperaba.

Una cosa es ver algo en papel y una historia completamente diferente una vez que se convierte en la vida real. Las cosas que quizás no haya concebido podrían estar impidiendo que su plan sea un éxito.

La mejora continua de su proceso permite que los cambios realizados duren y tengan el efecto deseado que esperaba. No es absurdo darse cuenta de que hay un problema en el plan.

Una vez que esté monitoreando y revisando las mejoras del proceso, puede encontrar algunos problemas. No dejes que esto te detenga. Siéntese con su equipo y busque una solución a los atracos o problemas que puedan surgir.

¡A ti!

Una vez que tenga su plan de mejora de procesos, su metodología de mejora de procesos decidida y su implementación en el proceso, estará bien encaminado hacia la mejora que buscaba.

Siguiendo los pasos mencionados garantizarás que los enriquecimientos que realices a tus procesos se conviertan en una práctica establecida de tu negocio.

Solo recuerde implementar el cambio en una organización no siempre es fácil, pero es esencial para que ocurra cualquier crecimiento y debe ser continuo para permitir el crecimiento de su negocio y sus resultados.

¡Buena suerte!

Esperamos que este artículo le haya dado una idea de cómo puede utilizar un plan de mejora de procesos su día en su próxima aventura en gestión de proyectos. ¡Pero ese no es el final! Si tiene alguna consulta o detalles de nivel menor que podamos haber perdido en esta publicación, no dude en enviarnos un correo electrónico.

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