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Pasos para redactar el alcance de trabajo

18 marzo 2021
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Los siguientes son los pasos que se toman para redactar un documento de alcance de trabajo efectivo y lo vamos a analizar por detalle.

Introducción

Al comienzo del proyecto, se transcriben las ideas y las sesiones de lluvia de ideas sobre el proyecto , y se resuelven todos los detalles sobre el proyecto o el servicio que se está prestando.

Estos pueden incluir todos los diferentes detalles sobre el trabajo que está realizando el producto y las diferentes partes que van a estar involucradas en el proceso de desarrollo del proyecto.

Esta sección también contiene los acuerdos formales y los detalles que deben resolverse al inicio del proyecto .
Los contratos se discuten en esta etapa, que son los términos mutuamente acordados entre las muchas entidades diferentes relacionadas con el proyecto.

La oferta de clasificación para adquirir los recursos que la empresa pueda necesitar para completar el proceso de desarrollo también se discute en esta sección.

Descripción general del proyecto

En esta sección, los detalles sobre por qué se está realizando este proyecto y cuál será el curso final de desarrollo . Estos pequeños detalles se revisan y se aseguran de que todo coincida con el propósito del proyecto a desarrollar en primer lugar.

Solo asegúrese de que la redacción que utilice en esta sección sea fácil de entender porque es el primer paso para hacer que las conexiones externas se den cuenta de lo que estamos hablando y qué pretendemos hacer con el producto / servicio.

Objetivos del proyecto

En esta sección, discutimos todos los diferentes objetivos que la empresa quiere lograr a través del proyecto.

Ya sea que quieran resolver un problema del paradigma organizacional que aún no se ha resuelto o que estén tratando de encontrar una solución para un problema que se ha analizado antes, pero la solución no estuvo de acuerdo con la población general del paradigma profesional.

Alcance del trabajo

El siguiente elemento de la lista es el documento de alcance de trabajo que describe todas las actividades de trabajo que se deben realizar para que el proyecto sea un éxito definitivo .

Cuando diseñe esta sección del documento, solo asegúrese de que la sección no se sumerja en detalles, ya que los detalles se discutirán en la siguiente sección. Intente diseñar esta sección como una explicación simple que brinde una descripción general de todo el trabajo o puede diseñarla como una lista de viñetas .

La mayoría de las secciones de alcance de trabajo de los proyectos que se desarrollan normalmente es una explicación simple de las cosas, pero hay ocasiones en las que el proyecto requiere que la sección documento de alcance de trabajo contenga detalles técnicos sobre el software y hardware que se utilizará en el proceso de desarrollo.

Lista de tareas

La siguiente sección es como su nombre lo describe, una lista mejorada de todas las diferentes tareas, actividades y procesos en los que se debe trabajar, para asegurarse de que el proceso sea un éxito definitivo y que no quede nada sin hacer.

Una cosa que puede hacer en esta sección es asegurarse de que todos los diferentes elementos enumerados en esta sección sean fácilmente legibles y comprensibles. Esto asegurará que el lector comprenda todas las cosas diferentes que ha enumerado en la sección y se ponga a trabajar lo antes posible.

Debe recordar que estas tareas no son los entregables asociados con el proyecto . Estas son las acciones que va a realizar para desarrollar todos los entregables a tiempo y hacer que el proceso de desarrollo del proyecto sea un éxito.

Calendario del proyecto

El cronograma de cualquier proyecto en su lista es muy importante, ya que todos deben estar informados sobre las fechas de inicio y finalización de los entregables que deben desarrollarse en el momento requerido. Pero cuando desarrolla esta sección del documento de alcance del trabajo, hace un esfuerzo adicional.

Esta sección del documento incluye todos los detalles sobre las fechas y las tareas relacionadas que se terminarán en esas fechas.

También vas a mencionar todas las diferentes entidades que están asociadas con el proceso de desarrollo para que todos sepan quién va a trabajar en qué y cuándo.

Entregables

Finalmente, nos ponemos manos a la obra. Los entregables del proyecto son los resultados exactos que la empresa requiere del equipo de desarrollo.

La sección de entregables del alcance del documento del proyecto es donde debe enumerar todos los diferentes resultados que necesita de su equipo de desarrollo al final de un sprint en particular o después de todo el proceso de desarrollo .

Los entregables pueden incluir cosas como:

  • Un prototipo completamente operativo del proyecto o del sitio web que está desarrollando su equipo
  • Seguimiento de métricas de todas las diferentes entidades relacionadas con el proyecto
  • Plantillas de página de todos los diferentes sitios web que está intentando desarrollar.

Proceso de cambios

Los procesos de cambios generalmente no se incluyen en la mayoría de los documentos de alcance del trabajo que se están desarrollando para los proyectos, pero es una sección realmente importante que se supone que debe agregarse a cada documento de alcance del trabajo.

Se describe el proceso de cambios que están destinados a ocurrir debido al desarrollo del proyecto en cuestión.

Estos cambios pueden ser los cambios de diseño de un sitio web que la empresa está intentando renovar, o pueden ser las nuevas funciones que se incorporan a una aplicación ya existente y cómo se crearon estas funciones.

Gestión de proyectos

El siguiente paso es la aplicación de los principios de gestión de proyectos en todo el asunto. Con la mayoría de los detalles relacionados con el proyecto conectados a sus respectivos elementos, simplemente le faltan los principios de gestión que harán que ese espectáculo se ponga en marcha.

Los principales principios de gestión de proyectos que se incluyen en el alcance del documento de trabajo son los siguientes:

Reportando

En esta sección, los diferentes miembros del equipo están conectados a las tareas que tienen que desarrollar en el proceso de desarrollo del proyecto. Usted, como gerente de proyecto, debe asignar estas funciones y manejar las tareas de coaching necesarias para guiar a su equipo en la dirección correcta.

Pago

En esta sección, se destacan diferentes decisiones financieras. En esa nota, también se destacan en detalle los diferentes gastos relacionados con el proyecto en su conjunto, o el costo de cada entregable que se está desarrollando en el proceso de desarrollo del proyecto.

Criterios de finalización y aprobación (es)

Por último, pero no menos importante, los criterios de finalización del proceso de desarrollo del proyecto y el proceso de aprobación se describen para que todos los vean, de modo que todas las entidades relacionadas con el proyecto sepan cuándo se supone que finaliza el proyecto y cimentan sus conocimientos. de todo el cronograma del proceso de desarrollo del proyecto .

Consejos para escribir una documento de alcance del trabajo

Estos son algunos de los consejos que es necesario que comprenda antes de comenzar con un documento de alcance de trabajo.

Sea más visual

Debe comprender que leer es mucho más difícil que mirar algo. Puede decir un millón de cosas diferentes en una sola imagen de las que puede escribir en un documento de 20 páginas.

Por eso, cuando crea un documento de alcance de trabajo, debe asegurarse de utilizar diferentes gráficos y representaciones visuales para ayudar en su trabajo.

Hará las cosas mucho más fáciles de entender para el resto del equipo.

Sea muy específico en su idioma

El lenguaje que utilice en su documento de alcance de trabajo debe ser muy preciso. Debe asegurarse de que todos comprendan todas las palabras y entidades diferentes que menciona en su documento. De lo contrario, ¿cuál es el punto?

Obtenga aprobaciones adecuadas

Como gerente de proyecto , debe hacer que todos participen en su plan. Esto incluye a los miembros de su equipo y a todas las partes interesadas que están conectadas al proyecto.

Hacerlo reducirá cualquier complicación en el futuro y también reducirá cualquier conflicto que pueda surgir entre el gerente y las partes interesadas sobre el proceso de gestión del proyecto.

Esperamos que este artículo le haya dado una idea sobre los 10 pasos para redactar el alcance de trabajo en su próxima aventura en gestión de proyectos. ¡Pero ese no es el final! Si tiene alguna consulta o detalles de nivel menor que podamos haber perdido en esta publicación, no dude en enviarnos un correo electrónico.

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