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Metodologías ágiles para principiantes

22 marzo 2021
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Hay muchos proyectos diferentes que se ejecutan simultáneamente en el paradigma de la administración de proyectos. La pregunta es: ¿Cuántos de ellos supones que se iniciaron de la forma más optimizada posible? Nos enfocaremos en las Metodologías ágiles para principiantes

¿Cuál es el enfoque óptimo para garantizar la productividad de la manera correcta?

Bueno, la iniciación de proyectos es una ciencia compleja, que debes dominar si estás pensando en dar el primer paso para iniciar algo.

Si cree que comenzar un proyecto  es un proceso feliz y elegante sin repercusiones en el funcionamiento futuro de los proyectos, lamentablemente está equivocado. Esa paz y emoción que sientes al comienzo del proyecto se desvanecen bastante rápido cuando las cosas comienzan a ir hacia el sur.

Entonces, ¿qué es el inicio de un proyecto y cómo puede asegurarse de tener éxito al completar este paso de manera eficiente cada vez? Echemos un vistazo a cómo se hace.

¿Qué es la Iniciación del Proyecto?

La iniciación del proyecto es el primer paso en el proceso general de desarrollo del proyecto. El proceso es parte de los 5 pasos que componen el ciclo de vida completo de un proyecto. Estos pasos son:

  • Iniciación del proyecto
  • Planificación
  • Ejecución
  • Monitoreo y control
  • Clausura

Siendo el primer paso del proceso de desarrollo del proyecto, el inicio del proyecto es donde el proyecto comienza con el equipo, las partes interesadas y los clientes, todo en un circuito cerrado para que no haya brechas de información entre el grupo, y todos estén en la misma pagina.

Para gestionar esta transmisión generalizada de información entre las masas,todos los documentos  y anexos relacionados con el proyecto provenientes del cliente, las partes interesadas, los gerentes y los miembros del equipo deben reunirse en un centro central, de modo que el alcance del proyecto, el costo, y se pueden determinar los tiempos.

Una vez recopilada esta información, puede definir fácilmente las partes interesadas, los objetivos, los equipos y los entregables.

¿Qué necesita para iniciar la fase de inicio de un proyecto?

La razón por la que los equipos y los gerentes se molestan en una fase de inicio de proyecto extensa es para obtener un conjunto de documentos. Estos documentos son:

  • Documento de inicio del proyecto
  • Declaración de trabajo

Si desea asegurarse de que la fase de inicio de su proyecto se desarrolle a la perfección y pueda obtener al menos uno de estos dos documentos, debe concentrarse en tres áreas de interés. Son muy importantes para todos y cada uno de los proyectos en los que trabaja.

Estas áreas de interés son:

  • Gente
  • Producto

Echemos un vistazo a todos ellos en detalle para que podamos conocer fácilmente sus secretos más profundos y oscuros.

Personas 

Una cosa que la mayoría de la gente en el paradigma organizacional  no comprende es que los recursos más importantes a su disposición son las personas que van a hacer realidad sus ideas y sueños.

El primer grupo de personas que son las más importantes para darle a su proyecto una forma adecuada es un Equipo que va a trabajar en el proceso de desarrollo del proyecto. Analicemos el equipo en detalle.

Equipo

Siempre que comience a trabajar en un nuevo proyecto, reunirá a las mejores personas a su alrededor para el proceso de desarrollo de su proyecto. Esto le ayudará a asegurarse de que no va a tropezar más adelante en el futuro y de que todo saldrá bien.

Los siguientes factores son los más importantes al seleccionar un candidato para formar parte del equipo de desarrollo del proyecto.

  • Habilidades
  • Partes interesadas
  • Presupuesto
  • Experiencia
  • Disponibilidad

Una cosa de la que debe asegurarse es que debe ser sincero al hablar sobre estos factores con los candidatos potenciales.

Esto le ayudará a hacer que su seriedad sobre el proceso de desarrollo del proyecto sea lo más visible y audible posible para que los candidatos sepan desde el primer día en qué se están metiendo.

El segundo grupo de personas más importantes asociadas con el funcionamiento general del proyecto son las partes interesadas. Hablemos de ellos en detalle.

Partes interesadas

Lo primero que hay que precisar con respecto a las partes interesadas asociadas al proyecto es definir las personas que van a estar involucradas en el ciclo y también cuándo se van a asociar con el proyecto.

Este paso es muy importante, ya que siempre es importante tener claro quién ayudará con una tarea específica, aprobará un entregable o brindará comentarios específicos sobre algo. De esta manera, no hay problemas de jurisdicción más adelante en el proceso de desarrollo del proyecto.

La segunda cosa que debe asegurarse de que ha hecho sin problemas para cada persona asociada con su proyecto, es establecer canales de comunicación impecables en toda la empresa.

Otra cosa que debe tener en cuenta es la reunión de inicio de las partes interesadas para asegurarse de que todas las partes interesadas estén en la misma página y que no haya brechas de información entre ellas.

Las siguientes son algunas de las cosas que deberían incluirse en la agenda de la reunión inicial.

  • Funciones y responsabilidades
  • Supuestos
  • Dependencias
  • Costos
  • Introducciones
  • Entregables
  • Riesgos
  • Tiempos
  • Forma del equipo

Producto

La siguiente área de interés es el producto que vamos a discutir es el producto. Echemos un vistazo a los elementos clave del producto que son los más vitales en su desarrollo.

Requisitos

Los requisitos son el conjunto de condiciones que se requieren para asegurarse de que su producto sea lo más cercano al producto propuesto por el cliente. Debe reunir todos los requisitos en la fase de inicio del proyecto para que no haya problemas más adelante en el proceso de desarrollo del proyecto.

Configuración de entregables

La segunda cosa en la lista son los entregables establecidos para logra  para que el progreso del proyecto sea evidente. Estos entregables son hitos que deben completarse para completar el proceso de desarrollo del proyecto.

Presupuestos y tiempos

También debe precisar el presupuesto exacto y los tiempos asociados con las tareas y procesos asociados con el proceso de desarrollo del proyecto. Esto le ayudará a tener un control firme sobre todo lo que le ayudará a realizar un proceso de desarrollo de proyecto sin problemas.

¿Cuáles son los desafíos que enfrenta el proceso de inicio del proyecto?

Aquí hay una lista de desafíos que puede enfrentar mientras realiza un proceso de inicio de proyecto.

  • Lo primero que tienes que entender es que todo lo bueno en esta vida se toma su tiempo. No importa si es tu vida personal o profesional, tienes que esperar a que complete su curso de lo contrario vas a tener un producto prematuro y sin sostenibilidad. Para ello, puedes tener diferentes reuniones con los clientes y otros stakeholders para que todos sepan que será un proceso largo y hablar con tu equipo de desarrollo para poner su mejor esfuerzo en completar el proyecto a tiempo.
  • Otra posibilidad que puede enfrentar mientras trabaja en un proyecto es que puede comenzar a trabajar en él a mitad de camino. Si esa es la situación, entonces debe asegurarse de tener claros los requisitos y los entregables para que no haya obstáculos en el proceso de desarrollo del proyecto más adelante.
  • Otro gran desafío que acecha a los proyectos es que a veces hay una falta declaridad con respecto al proyecto  entre las tropas y otro personal asociado con el proyecto. Si ese es el caso, entonces debe revisar sus requisitos y comunicarlos una y otra vez al equipo y al resto del personal. Puede volver a iniciar el proceso de desarrollo del proyecto si las personas no tienen claro lo que tienen que hacer.

Consejos generales que debe conocer para iniciar un proyecto

Estos consejos son los siguientes:

  • Marcando el tono del proyecto a su gusto, pero asegúrese de hacerlo lo antes posible
  • Obtener la aceptación de su equipo desde el principio, para que no haya problemas más adelante
  • Involucre a su equipo en el proceso
  • Asegúrese de que haya una amplia comunicación entre las masas.
  • Asegúrese de que todos estén de acuerdo con los pasos que desea seguir.
  • Establezca una agenda clara para el proyecto

Esperamos que este artículo le haya dado una idea de cómo puede utilizar las Metodologías ágiles para principiantes en su próxima aventura en gestión de proyectos. ¡Pero ese no es el final! Si tiene alguna consulta o detalles de nivel menor que podamos haber perdido en esta publicación, no dude en enviarnos un correo electrónico.

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