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Gestión de los recursos del proyecto

14 febrero 2021
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Vamos a trabajar la gestión de los recursos humanos y de los recursos materiales. La gestión de los recursos del proyecto la componen seis procesos.

Procesos de la gestión de los recursos del proyecto

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Gestionar los recursos es un área de 6 procesos donde trabajamos todos los procesos del proyecto, recursos materiales, equipamiento, consumibles y los recursos humanos.

Planificar la Gestión de los recursos del proyecto

Es el proceso decir cómo estimar, adquirir, gestionar y utilizar los recursos físicos y los recursos del equipo del proyecto.

Estimar los recursos y las actividades:

Este proceso estima los recursos del equipo y el tipo y las cantidades de materiales, equipamiento y suministros necesarios para ejecutar el trabajo del proyecto.

Adquirir los recursos:

es el proceso obtener miembro del equipo, instalaciones equipamiento, materiales, suministros y otros recursos necesarios para completar el trabajo del proyecto.

Desarrollar el equipo

Es el proceso de mejorar las competencias y la interacción entre los miembros del equipo y el ambiente general del equipo para lograr un mejor desempeño del proyecto.

Dirigir el equipo

Es el proceso qué consiste en hacer seguimiento del desempeño en los miembros del equipo y proporcionar retroalimentación, resolver problema y gestionar cambios en el equipo con el fin de optimizar el desempeño del proyecto.

Control de los recursos

Es el proceso de asegurar que los recursos asignados y adjudicados al proyecto están disponibles tal cual se planificó.

También para monitorear la utilización de los mismos recursos según fue planificada frente lo que realmente está sucediendo y a partir de esto realizar acciones correctivas según sea necesario.

Tenemos dos procesos en planificación:  planificar la gestión de recursos y estimar los recursos las actividades.

Tenemos tres procesos en gestión adquirir los recursos desarrollar el equipo y dirigir el equipo y un proceso de cierre que sería controlar los recursos.

Estructura organizacional de un proyecto ejemplos

En la administración de proyectos y específicamente en la gestión de los recursos del proyecto hay distintas organizaciones que puede adquirir distintas estructuras organizacionales para influir en la manera que manejamos los proyectos

Estructura organizacional funcional

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En la estructura funcional tenemos una organización dividida por especialidades, por ejemplo, tenemos el gerente de operativo, que tiene a su cargo a ingenieros y estos a su vez a los técnicos.

Podemos tener por otro lado la gerencia de diseño con las personas especializadas en diseño y así cada una de las gerencias de la organización.

Esto es un esquema típico de una estructura organizacional de división de funciones o también estructura bajo el esquema del estadounidense Frederick Winslow Taylor,

Taylorista

En una estructura Taylorista lo que ocurre es que la mayor autoridad dentro de la organización está centrada en la línea de gerente, gerente de operativo, gerente de diseño, gerente de finanzas.

Estos gerentes son los que tienen mayormente la autoridad en esta organización.

Organización funcional o de Taylor ejemplos

El proyecto está circunscripto a una área especifica, el gerente de dicha área tendrá la autoridad y llevará el proyecto a que sea exitoso.

El problema se presenta cuando se quiere trabajar en un proyecto con personas que pertenecen a distintas gerencias.

Estructura-organizacional-funcional - taylor

Como vemos en la imagen, tenemos algunos rectángulos que están sombreados, estos rectángulos podrían llegar hacer las personas que están trabajando en el proyecto.

Lo que ocurre en este caso es que la coordinación del proyecto se centra en los niveles de gerentes.

Si una persona de la gerencia de operativa necesita comunicarse con una persona de la gerencia de diseño el nivel de comunicación van a ser siempre hacia arriba.

Esa persona irá al gerente operativo, del gerente de operativo al gerente de diseño, y el gerente de diseño se va a comunicar con las personas que dependen de él.

Y esto quiere decir que las comunicaciones no son directas y que la coordinación del proyecto es difícil.

Estructura organizacional proyectizada

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En la estructura organizacional proyectizada toda la organización está organizada por proyectos y aquí la autoridad la tienen los gerentes de proyecto.

Tenemos el gerente de proyectos A, B, C y estos Gerentes de proyectos tienen a todo su equipo de proyecto. En este caso la coordinación del proyecto es obviamente a partir de cada Gerente de proyectos.

Entonces el Gerente de proyectos tiene la autoridad para seleccionar su equipo, para coordinar, para delegar responsabilidades e incluso hasta despedir a una persona en caso de que no la necesitará más, la mayor autoridad está en el Gerente de proyectos.

En esta estructura obviamente hay mucha más facilidad para trabajar si somos Gerentes de proyectos, pero tiene a su contrapartida algunas debilidades y tiene que ver que en esta organización puede haber duplicidad de funciones o pueden no estar aprovechándose al máximo los recursos del proyecto.

Estructura organizacional matricial

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Es una combinación de las otras dos estructuras anteriores como vemos en la imagen la estructura matricial tiene un formato como la estructura funcional dónde tenemos el gerente de operativo, el gerente de diseño y gerente de finanzas.  Tenemos dentro de cada gerencia las personas que reportan a estos gerentes.

Pero cuando estamos trabajando en un proyecto tenemos transversalmente todo el equipo del proyecto, en este caso podemos ver que, dentro de la gerencia de Operativa, el gerente de proyectos está asignado en esa gerencia.

Tenemos un diseñador asignado desde la gerencia de diseño y también podríamos tener un administrativo de la Gerencia de Finanzas. El proyecto se maneja transversalmente.

Ventajas de la estructura organizacional matricial

Esta estructura tiene la ventaja de aprovechar al máximo los recursos de la organización y por otro lado tener toda la experiencia técnica que se tiene en la estructura funcional.

Tiene las ventajas de la estructura proyectizada en el caso de que estamos trabajando transversalmente con los proyectos y tiene las ventajas de la estructura funcional en cuanto al conocimiento que tiene cada área funcional.

Desventajas de la estructura organizacional matricial

La desventaja es que cada persona que esté trabajando en un proyecto tendrá dos jefes: va a reportar al gerente de proyectos pero también va a reportar a su gerente operativo, gerente de finanzas, gerente de producción.

Estas son las estructuras de la organización y debemos tener en cuenta que dependiendo de la estructura en la que nosotros estamos va a ser diferente la forma en que gestionemos al equipo del proyecto.

Que son recursos humanos en un proyecto

El primer proceso de la gestión de recursos tiene que ver con la planificación de la gestión de los recursos.

Planificar la gestión de los recursos

Es el proceso para definir el cómo estimar, adquirir, gestionar y utilizar los recursos físicos y los recursos del equipo del proyecto; tiene una salida fundamental que el plan de gestión de los recursos.

Ahora bien, respecto a las personas que conforman la organización se debe de incluir un plan la definición de los roles y responsabilidades.

Dentro del proyecto los organigramas y el plan para la dirección del personal puede incluir:

  • la necesidad de capacitación
  • las estrategias para fomentar el espíritu de equipo
  • los reconocimientos
  • las recompensas
  • la seguridad
  • el impacto del plan a nivel de la organización.

Para poder lograr esto se debe de plantar una serie de herramientas una de esas herramientas, es la representación de datos, roles y responsabilidades.

Existen diversos formatos para documentar sus roles y responsabilidades de los miembros del equipo, planes de riesgos, plan de calidad o el plan de comunicación.

El objetivo fundamental es asegurar que cada cuenta de control y paquete trabajo tengan un responsable y los miembros sepan sus roles.

¿Cómo documentar los roles y responsabilidades?

Las matrices son una herramienta que utilizamos para la asignación de responsabilidades y se utiliza para ilustrar la relación entre las actividades y los paquetes trabajo con los miembros del equipo del proyecto.

Se desarrollan en diferentes niveles un ejemplo Matriz RAM y la Matriz RACI que plantea cuatro roles típicos:

Responsable:

El rol del a quienes efectivamente realiza la tarea, lo más habitual es que si este un solo un encargado por cada tarea y de existir más sería conveniente dividir este paquete de trabajo.

Quien rinde cuentas:

Este rol se responsabiliza de que la tarea se realice y es el que tiene que rendir cuentas sobre la ejecución de la tarea, solo puede ser una persona que deba rendir cuenta de que la tarea se ha ejecutado por su responsable.

Consultado:

Este rol posee una información o capacidad necesarias para realizar la tarea, se le informa y se le consulta información, como el rol es de ser un consultado es una comunicación bidireccional de ida y de vuelta.

Informado:

Tiene el rol de ser informado sobre el avance y los resultados de la ejecución de la tarea a diferencia del consultado, esta comunicación es esta comunicación es unidireccional, solo informó y  no espero una respuesta.

Esperamos que este artículo sobre Gestión de los recursos del proyecto le haya dado una idea para su próxima aventura la administración de proyectos. ¡Pero ese no es el final! Si tiene alguna consulta o detalles de nivel menor que podamos haber perdido en esta publicación, no dude en enviarnos un correo electrónico. Nos encantaría saber de ti.

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