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Errores comunes en la gestión de proyectos

20 abril 2021
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Todo gerente de proyecto sabe que las cosas no siempre saldrán como usted desea, sin embargo, existen ciertas dificultades en la administración de proyectos de las que uno puede estar al tanto. Saber cuáles son algunos de los errores comunes de la gestión de proyectos le ayudará a anticiparlos y también a estar atento a ellos en su próximo proyecto. Hablaremos de los errores y las soluciones.

Por tanto, identificar cuándo surgen las dificultades en la gestión de proyectos, le permite desarrollar su plan y abordar su plan para garantizar que todo el proyecto no se descarrile y no dé como resultado un proyecto fallido .

La gestión de proyectos se ocupa de proyectos complejos, con diversos elementos. Incluidos los de tiempo, recursos y personas. Gestionar un proyecto exitoso requiere incorporar y gestionar estos elementos de forma eficaz.

Debido a la complejidad de la naturaleza de la gestión de proyectos, pueden surgir dificultades en la gestión de proyectos en cualquier área o proceso de desarrollo del proyecto. Por lo tanto, hemos establecido los errores comunes que ocurren y las formas en que puede evitarlos.

¿Cuáles son las trampas comunes de la gestión de proyectos de las que hay que tener cuidado?

Estos son los errores comunes de la gestión de proyectos y soluciones fáciles de aplicar para poder abordarlos, asegurando que no tengan un efecto negativo duradero en su proyecto:

Falta de un alcance del proyecto definido

Sin objetivos claramente definidos, liderar un equipo de gestión de proyectos exitoso será prácticamente imposible.

Además, sin metas definidas, o más específicamente, detalles definidos del alcance del proyecto, los proyectos están destinados a conducir al fracaso.

La fluencia del alcance es muy real. Se refiere a cuando los requisitos de un proyecto aumentan durante el ciclo de vida de un proyecto. Esto podría deberse a un mayor requisito de la cantidad de funciones o un cambio en las necesidades del cliente.

Es su trabajo como gerente de proyecto definir y administrar el alcance . Y no hacer esto es un escollo importante en su proyecto y podría conducir al fracaso.

Esta trampa podría resultar en retrasos en el proyecto , la necesidad de mayores presupuestos o el fracaso general del proyecto.

Posibles soluciones a esto:

Como director de proyecto, debe asegurarse de definir claramente los objetivos. Sin metas establecidas, será difícil producir resultados.

Una comunicación adecuada con sus partes interesadas y clientes garantizará que los objetivos se acuerden y se definan claramente. Y estos objetivos deben decidirse y firmarse.

Esto también se extiende al alcance del proyecto. Asegúrese de hablar con su cliente en detalle antes de comenzar un proyecto y establezca lo que está y lo que no está dentro del alcance.

También le beneficiará tener discusiones sobre cuál será el procedimiento si hay un aumento en el alcance y qué está permitido. Además, asegúrese de que los clientes sean conscientes de que, si esto sucede, los plazos y los presupuestos deberán revisarse.

Además, es su trabajo como gerente de proyecto asegurarse de que todos estén en la misma página. Haga esto haciendo un plan detallado que todos conozcan. Por lo tanto, no puede haber discrepancias en los objetivos o el alcance.

Plan de proyecto inadecuado

Siguiendo con el alcance del proyecto definido poco claro, otro error común en la gestión de proyectos es un plan de proyecto mal creado .

Un plan de proyecto es un esquema del proyecto. Define las metas, los objetivos y las tareas del proyecto. Pero también debe incluir cómo se cumplirán estos objetivos, los recursos y el presupuesto necesarios , y también un marco de tiempo.

El plan del proyecto debe diseñar cada detalle del proyecto y también definir las responsabilidades de los involucrados.

Posibles soluciones a esto:

 El plan debe hacerse con anticipación y las respuestas detalladas sobre las preguntas de cómo, por qué, qué, quién y cuándo.

Además, consulte a los miembros de su equipo y a los patrocinadores del proyecto al formular el plan , lo que permitirá que sea una descripción clara y realista de lo que debe hacerse y cómo se hará.

Una vez formulado, asegúrese de discutir el plan con los miembros de su equipo, pero también con los clientes y las partes interesadas, para asegurarse de que todos estén en la misma página. Esto también ayudará a evitar el deslizamiento del alcance como se discutió anteriormente.

Mala comunicación

La gestión de proyectos no es una empresa en solitario. La colaboración en equipo es necesaria para que cualquier proyecto sea exitoso, y la comunicación efectiva es el centro de esto.

La mala comunicación es un factor importante que puede afectar en gran medida el éxito de un proyecto, poniendo en riesgo el éxito del proyecto. La falta de comunicación eficaz puede generar confusión, retrasos y afectar la calidad del trabajo y las tareas involucradas en el proyecto.

Posibles soluciones a esto:

Depende de usted, como gerente de proyecto, elegir el medio de comunicación adecuado para su equipo.

Como director de proyecto, debe ofrecer dirección en cada paso del desarrollo del proyecto.

La comunicación efectiva no solo ayuda a completar con éxito, sino que también aumenta la moral del equipo. El hecho de que los miembros del equipo sepan que tienen algo que decir, pero también que tienen vías para buscar ayuda y orientación mejorará drásticamente su motivación y participación.

Como gerente de proyecto, usted establece la frecuencia y el tono de la comunicación entre su equipo, así como la comunicación con los clientes y las partes interesadas.

Intente diseñar un horario para comentarios y visitas. Será beneficioso para el proyecto estar constantemente actualizado sobre el rumbo del proyecto y si surge algún problema.

Además, asegúrese de que el medio de comunicación tenga sentido para su equipo y su proyecto.

Celebre reuniones, pero también tenga otras vías para que los miembros del equipo se comuniquen con usted o entre ellos, lo que les permitirá estar abiertos al progreso y buscar ayuda cuando la necesiten.

El uso de herramientas de gestión de proyectos permitirá a los miembros de su equipo actualizar su progreso en tiempo real, publicar consultas y observaciones, esto le permitirá reducir la cantidad de reuniones y la frecuencia con la que tendrá que realizarlas.

Además, dedica tiempo y analiza qué medio funcionará mejor en relación con el proyecto en cuestión. Es posible que tenga que cambiar sus métodos de comunicación según el proyecto que esté manejando en ese momento.

Por ejemplo, aunque los correos electrónicos son fáciles de escribir y recibir, es posible que no sean los más adecuados. El uso de correos electrónicos para discutir problemas que surgen en tiempo real traerá un retraso en la comunicación y las consultas pueden perderse en el revoltijo de otros correos electrónicos.

Responsabilidad inadecuada

Como se mencionó, la gestión de proyectos requiere trabajo en equipo . Y son usted y su equipo los responsables del éxito o el fracaso del proyecto.

Tanto la transparencia como la comunicación en el proyecto entre usted y su equipo permiten la rendición de cuentas.

Tener el progreso visible y la retroalimentación y la presentación de informes sobre el estado del proyecto es un requisito que brinda a los miembros del equipo más incentivos para cumplir con sus responsabilidades.

 Posibles soluciones a esto:

Como gerente de proyecto, debe asegurarse de que su equipo comprenda claramente sus roles y responsabilidades en el proyecto.

Asegúrese de tener reuniones periódicas con su equipo de proyecto. Utilice una comunicación eficaz para revisar el estado del proyecto y abordar cualquier problema que surja.

 La retroalimentación y los informes constantes ayudarán en proyectos futuros y también permitirán un sentido de responsabilidad que garantizará que el proyecto funcione sin problemas y por buen camino.

Funciones y responsabilidades poco claras

Después de la rendición de cuentas, los miembros del equipo deben comprender claramente sus roles y responsabilidades para poder seguir adelante con ellos.

Para permitir que los equipos se organicen más y se autogestionen , como gerente de proyecto, debe asegurarse de que las responsabilidades estén aclaradas y definidas desde el principio.

Este punto se remonta a tener un plan adecuado. Un plan de proyecto insuficiente no permitirá que los miembros del equipo comprendan completamente hacia dónde se dirige el proyecto o qué se espera de ellos. Esta confusión a menudo conducirá a retrasos, fallas en la finalización o trabajo inadecuado.

Posibles soluciones a esto:

Al comenzar un proyecto y hacer un plan de proyecto, asegúrese de que todos los miembros del equipo y los miembros directamente involucrados en el proyecto estén al tanto.

Cada miembro del proyecto que tiene algún papel que desempeñar debe saber qué se espera de ellos. Sus funciones y responsabilidades deben definirse claramente desde el principio.

Además, si hay ciertas formas de completar una tarea o un procedimiento específico que debe seguirse, esto también debe transmitirse a los miembros del equipo.

Permita que los miembros del equipo tengan acceso al plan del proyecto o la declaración del proyecto durante todo el proyecto para que puedan consultarlo cuando sea necesario.

Una declaración del alcance del proyecto describe la totalidad del proyecto. Los entregables, las características y las partes interesadas se mencionan en este documento. Al igual que los principales objetivos y metas del proyecto que deben cumplirse para que el proyecto se considere un éxito.

Objetivos o plazos poco realistas

Una de las principales dificultades que sufre la gestión de proyectos es cuando se establecen objetivos o plazos poco realistas.

Un proyecto está destinado a retrasarse o fallar si lo configura para tal fin. Comenzar un proyecto al final de un trimestre no es razonable, hay muchos otros plazos de presentación de informes y entregables a menudo debidos , que su proyecto que se inicia en ese momento simplemente no tiene sentido.

Los plazos poco realistas no solo son perjudiciales para el éxito de su proyecto, sino que también matan la moral y la confianza de los miembros de su equipo . Esto, a su vez, afectará la productividad  

Posibles soluciones a esto:

Asegúrese de considerar el momento en que está iniciando un proyecto, pero también lo que espera de su equipo. No los predisponga a fallar estableciendo plazos que les resulten imposibles de cumplir.

Asegúrese de que en la fase de planificación del proyecto, compare sus cronogramas detallados en su plan de proyecto, con los plazos que está proponiendo. Si no coinciden, esto lo está preparando para que ocurran problemas en su proyecto desde el principio. Repare esto de inmediato.

Ajuste sus recursos, fechas límite o alcance reducido para permitirle cumplir con su fecha límite actual o modificar su fecha límite para que se ajuste a su plan de proyecto. Además, establezca correctamente las expectativas de sus grupos de interés desde el principio.

Falta de gestión de riesgos

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Los riesgos son parte integral de cualquier cosa que asuma. Y los riesgos siempre prevalecen en la gestión de proyectos y son una de las principales dificultades de la gestión de proyectos de las que hay que tener cuidado.

Sin embargo, no estar preparado o sorprendido por los riesgos es la verdadera amenaza para su proyecto. La falta de un plan de contingencia puede hacer que su proyecto fracase.

Posibles soluciones a esto:

Asegúrese de incluir las contingencias en su proyecto desde el principio para evitar retrasos en su proyecto porque tiene que evaluar las posibles soluciones.

Identifique los riesgos más probables que van a ocurrir y cree opciones alternativas para evitarlos, si surgen.

Prepare a los miembros de su equipo e infórmeles sobre los cálculos de riesgo que ha realizado. Esto no solo les permite estar preparados para si ocurren tales situaciones, sino que también les brinda la oportunidad de plantear posibles riesgos que usted no consideró.

 Falta de confianza y delegación

Como hemos reiterado varias veces, la gestión de proyectos es un esfuerzo de equipo . Un problema importante al que se enfrentan muchos proyectos es que los gerentes de proyecto no delegan adecuadamente las tareas a sus equipos o no confían en ellos.

Para que un proyecto tenga éxito, debe delegar pero delegar de manera eficaz. También debe asegurarse de confiar en su equipo para poder cumplir con las responsabilidades que les asigna.

La falta de delegación retrata a los miembros de su equipo una falta de confianza. Esto, a su vez, da como resultado una menor productividad y compromiso de ellos como empleados.

Posibles soluciones a esto:

Conoce bien a tu equipo. Disponga de los recursos suficientes para realizar las tareas de su proyecto de forma eficaz y eficiente.

Conocer a los miembros de su equipo le permite delegarles tareas en las que se destacarán, esto no solo beneficiará la calidad general de su proyecto, sino que también les permitirá estar motivados y aumentar su confianza.

Además, asegúrese de que al delegar no esté dictando. Sea un buen líder y escuche a los miembros de su equipo, considere sus opiniones también. Hacerlo le beneficiará a usted y al proyecto.

Conclusión

Cualquier proyecto que emprenda tendrá problemas, y estos problemas no son los que determinan el éxito de su proyecto.

La forma en que se adelanta a los problemas y maneja estos escollos es lo que afectará directamente el éxito de un proyecto.

Tenga en cuenta estos errores comunes cuando realice su próximo proyecto y le aseguramos que con la ayuda de los consejos mencionados podrá avanzar y entregar su proyecto con éxito.

Esperamos que este artículo le haya dado una idea sobre los Errores comunes en la gestión de proyectos en su próxima aventura en gestión de proyectos. ¡Pero ese no es el final! Si tiene alguna consulta o detalles de nivel menor que podamos haber perdido en esta publicación, no dude en enviarnos un correo electrónico.

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