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Desarrollo del equipo del proyecto

20 febrero 2021
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Vamos a hablar sobre el desarrollo del equipo del proyecto, en este proceso lo que buscamos es conformar un verdadero equipo de un grupo de personas.

Tenemos un grupo de personas que se acercan a trabajar en forma conjunta pero que a veces ni siquiera se conocen, hay personas que se ven por primera vez cuando están en medio del proyecto.

Involucra el desarrollo de las capacidades individuales de cada una de las personas y del compromiso de equipo de eso se trata este proceso. Vamos a utilizar las habilidades interpersonales como la herramienta fundamental de un director de proyectos para desarrollar el equipo.

  • Vamos a trabajar con capacitación
  • Team building, actividades conjuntas que desarrollan del espíritu del equipo
  • Establecer reglas básicas, las reglas básicas son aquellas reglas que definen la forma en que va a trabajar nuestro equipo.
  • Coubicacion,  tiene que ver con poner a las personas del equipo en una misma sala y de esta manera se facilitan las comunicaciones y realmente se facilita la construcción de ese espíritu de equipo.

Es importante tener en cuenta los reconocimientos y recompensas porque esto ayuda mucho a la motivación del equipo y también vamos a evaluar al personal, evaluar el rendimiento.

A partir de las evaluaciones el rendimiento del equipo nos podemos dar cuenta si el equipo está bien desarrollado o necesitamos realizar mayores actividades; como resultado de todo este proceso del desarrollo del equipo del proyecto esperamos tener un muy buen desempeño.

Si no tenemos un muy buen desempeño de nuestro proyecto entonces tenemos que volver a revisar que está ocurriendo en nuestro equipo.

¿Qué es un equipo de un proyecto?

Primero definamos ¿Qué es un grupo de personas? Es un conjunto de personas que están por algún motivo juntos, por ejemplo, en una organización puede ser que tengamos grupos de personas que trabajan juntos pero que no interactúan demasiado entre sí.

En cambio, un equipo de proyecto, se define como un pequeño número de personas con habilidades complementarias que están comprometidas con un propósito común y que trabajan interdependientemente para lograr objetivos específicos de desempeño utilizando un modelo que los mantiene mutuamente responsable.

En esta definición tenemos que tener en cuenta que trabajan interdependientemente, eso quiere decir que trabajan entre sí pero no dependiendo unos de otros y tampoco totalmente independiente e interdependiente significa que el trabajo de uno y el trabajo de otro se complementan y se potencializa.

Por otro lado, tienen objetivos específicos de desempeño, un equipo tiene que tener alto desempeño y son mutuamente responsables, esto significa que todos son responsables por el todo.

No son responsables cada uno de su pedacito todos por el todo y eso es una definición de equipo y vemos que es muy ambiciosa.

Desarrollo el espíritu de equipo en el proyecto

El objetivo del equipo del proyecto es logra la interdependencia de los miembros, lograr el consenso hacia los objetivos del proyecto, lograr ese compromiso de trabajo en equipo, crear sinergias, crear una unidad funcional dentro del contexto organizacional.

¿Qué quiere decir esto? Quiere decir que nuestro equipo de proyecto tiene que verse como una unidad en la organización, que tenga una identidad, que sea reconocida y que las personas se sientan orgullosas decir tengo la camiseta del proyecto puesta, esto es realmente el sentido del espíritu de equipo.

Por supuesto que cuando tenemos un buen equipo los problemas se solucionan, los conflictos se resuelven fácilmente, las personas están motivadas, aumentar la creatividad, se reducen los problemas comunicación, se genera una toma de decisiones de alta calidad y realmente incrementa la satisfacción en el trabajo, la gente está feliz de trabajar en nuestro proyecto.

Hay muchos estudios que hablan de cuáles son las formas de desarrollar un equipo, cuáles son las formas de conformación de un equipo. No surge espontáneamente la conformación de un equipo.

Modelo Tuckman

El modelo tuckman nos indica que el desarrollo del equipo del proyecto se establece a través de cinco etapas o cinco pasos.

Formación

En las formaciones es cuando las personas se unen y se conforma el equipo, el sentimiento que tienen las personas en esta etapa es el tratar de pertenecer,  el sentirse incluidas y es en este punto donde se empieza a generar la confianza.

Insatisfacción

En esta etapa en general hay confrontación porque se está midiendo, empieza a ver juegos de poder, juegos de control, juegos de influencia; a ver quién controla a quién y cuál es el rol de cada uno.

Resolución

Es la etapa donde se establecen las normas, establecen las reglas del juego, las reglas básicas y al establecerse las reglas empieza a conformarse el ámbito de afecto y de amistad a partir de ahí es cuando todos saben cuáles son sus roles y cuáles son sus responsabilidades dentro del proyecto.

Producción

Aquí es donde el equipo es un verdadero equipo, el foco está en el objetivo, en la flexibilidad. En este momento es donde el equipo funciona también que hasta el líder podría desaparecer, funcionan solos, se auto lideran, es el momento ideal de un equipo.

Separación

Cuando el proyecto termina el equipo se separa y hay sentimientos de pérdida, de abandono y las personas están buscando nuevos horizontes.  ¿Qué voy a hacer después si se terminó mi proyecto? ¿Cuál va a ser mi próxima asignación?

El objetivo de desarrollar un equipo es llegar muy rápido a la Etapa 4, la etapa de producción, qué es la etapa de mejor desempeño del equipo.

Habilidades para desarrollar el equipo del proyecto.

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Estas son algunos de las habilidades necesarias para poder desarrollar al equipo del proyecto.

  • Habilidades interpersonales
  • Desarrollar liderazgo
  • Influir, poder influir en las personas cuando no tenemos autoridad formal sobre ellos.
  • Necesitamos comunicarnos bien
  • Necesitamos negociar
  • Tomar decisiones
  • Resolver problemas.

Cuando hablamos de la influencia del director de proyecto decimos que en la administración de proyectos muchas veces el director de proyectos no tiene autoridad formal sobre su equipo.

Recordemos las estructuras organizacionales, en la estructura proyectizada podríamos decir que el director de proyectos si tiene autoridad formal. Tenemos un artículo en el que hablamos sobre las Estructura organizacional de un proyecto.  Investigar más.

Pero si estamos en una estructura matricial, las personas del equipo tienen su jefe, el gerente de operativo, gerente de diseño y están reportando informalmente al director de proyectos en este proyecto.

Entonces como hace el director de proyectos para influir sobre las personas del equipo sin autoridad formal, lo que desarrollaríamos es la autoridad informal.

Dirigir el equipo del proyecto

Vamos a hacer un seguimiento en el desempeño de los miembros del equipo, darles feedback, resolver problemáticas y gestionar los cambios siempre para optimizar el rendimiento del equipo del proyecto.

Es un proceso en el cual a través de la planificación de la gestión de los recursos humanos y a través de las asignaciones del personal del proyecto vamos a observar, vamos a evaluar el desempeño, vamos a gestionar conflictos en el momento que surjan y por supuesto desarrollar nuestras habilidades interpersonales para llevar al equipo del proyecto a lo largo de todas las actividades del proyecto.

Pueden surgir cambio o necesidades de cambios a través del trabajo del proyecto, entonces también puede ser que como salida de este proceso tengamos que pedir alguna modificación.

Puede ser los roles, darles feedback, y responsabilidades

Cualquier estás estas situaciones son solicitudes de cambio que se deberán evaluar en el contexto del control integrado de cambios y en base a eso modificar el plan.

Dirigir y desarrollar el equipo del proyecto implica y liderar, implica dar seguimiento, implica proveer retroalimentación constructiva, retroalimentación que ayude al mejor desarrollo del equipo.

Podemos también detectar a lo largo de este proceso que se requiere mayor capacitación y eso también sería una solicitud de cambio y sería una forma de retroalimentación con el proceso anterior, con el proceso de desarrollar el equipo del proyecto.

Entonces como resultado del trabajo de dirigir el equipo del proyecto lo que vamos a obtener es un buen desempeño del trabajo y detectar algunos aspectos que podrían requerir alguna mejora.

Pueden surgir a largo de nuestro proyecto conflictos, es muy normal que ocurran, es natural que ocurran.

¿Qué es un conflicto?

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Es una situación en donde hay dos o más personas que tienen objetivos o sentimientos o pensamientos incompatibles,  que esto puede generar desacuerdo oposiciones.

Tiempo atrás se creía que los conflictos de día en evitarse por completo y que en los proyectos no teníamos que tener ningún conflicto y la visión moderna del conflicto es que el conflicto es algo natural.

Son de naturaleza humana y que son inevitables, entonces sabemos que cuando trabajemos con personas van a surgir conflictos.

Lo interesante es manejarlos bien manejar el conflicto en forma positiva porque de nada sirve tratar de ignorar el conflicto porque eso después a la larga crece y se genera un resultado mucho más indeseable.

Por el contrario reconocer que podemos tener conflictos y manejarlos efectivamente potencia las relaciones interpersonales y mejora las relaciones interpersonales.

Como directores de proyectos tenemos que prepararnos para un manejo de los conflictos, para que después del conflicto tener mejores resultados de los que los teníamos antes del conflicto.

Modelo thomas-kilmann

Modelo de resolución de conflictos que se denomina thomas-kilmann,  qué son los autores que lo desarrollaron según este modelo.

Forzar o competencia

Vamos a suponer que nos enfocamos fuertemente en nuestros propios objetivos y nos enfocamos poco en la relación, esta forma de resolución de conflictos se llama forzar o competencia.

Está orientado al poder, está orientado a cumplir con mis propios objetivos, imponer mi propia posición entonces es una situación en donde se genera un ganar – perder.

Por ejemplo si estamos ante una emergencia y necesitamos tomar una decisión rápida entonces podemos utilizar esta forma de resolución de resolución de conflictos.

Evitar o retirarse

Otra forma de resolución de conflictos podría ser donde nos enfocamos poco en mis propios intereses y también nos enfocamos poco en la relación, esta forma se denomina evitar o retirarse.

¿Qué significa? que no le prestó atención al conflicto, no lo voy a resolver, lo ignoro, como dijimos antes si ignoramos un conflicto lo más probable es que luego aparezca y más fuerte.

¿Entonces se puede utilizar? Sí, y puede ser en una situación en donde lo que está en juego es poco o no tengo ni información necesaria, no estoy listo para para afrontar este conflicto,  entonces puedo evitarlo o dejar pasar ese para luego trabajar lo más adelante.

También podría ser que yo creo que el conflicto va a pasar solo, por ejemplo, hay un conflicto para una persona, pero esa persona se está desvinculando de nuestro proyecto.

Y es la última semana de trabajo entonces a lo mejor pienso que el conflicto va a desaparecer por si solo y lo podría entonces evitar y no afrontar.

Atenuar o ceder

Otra forma de resolver el conflicto es, si yo me enfoco mucho en la relación y poco en mis intereses este modelo se llama atenuar o ceder.

Significa cedo a los intereses de la otra parte porque digamos enfatizó los puntos de acuerdo, porque quiero ser generoso o por altruismo.

¿Resuelve el conflicto? No siempre, porque si siempre estoy cediendo puede que esto genere después un resentimiento.  ¿Ahora se puede utilizar?

Si, hay unas circunstancias en dónde puede utilizado por ejemplo,  si yo creo que voy a perder de todas maneras te puedo ceder y después digo “me debes una”.

Esto nos genera una obligación a futuro,  entonces podría ser utilizado en esas circunstancias.

Compromiso negociación

¿Qué pasa cuando me enfoco tanto en mis propios intereses como en la relación? es cuando las dos partes ceden un poco eso se llama compromiso negociación, ambas partes ceden a cambio de otra cosa, satisface parcialmente ambos,  se llega a un acuerdo, a un término medio,  

¿Resuelve conflicto? Es bueno si no hay algo mejor, es bueno porque ambas partes están cediendo. ¿Cuándo se usa?  

Se usa para soluciones intermedias o para problemas complejos, para entender bien cuáles son los beneficios de este tipo de compromiso de negociación y encender otra forma de resolución del conflicto te voy a contar el cuento de los dos niños y la naranja:

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Había una vez una familia que tenía dos hijos ambos querían naranja y resulta que en esta casa por supuesto había una sola naranja, los dos niños se peleaban por la naranja entonces la mamá salomónicamente cortó la naranja la mitad y le dio media naranja cada uno.

Este ejemplo es un método resolución de conflictos de compromiso,  resulta que uno de los niños lo que quería hacer era tomar naranja y entonces exprimió la naranja y se tomó el  jugo de media naranja y  el otro niño lo que quería hacer era una torta con cáscara de naranja y rayo la cáscara de media naranja e hizo media torta.

Resolver o colaboración

Pensando en esta forma de resolución de conflictos, pensamos que si la mamá le hubiera preguntado a cada uno de los niños para que quería la naranja los dos podrían haber tenido el 100% de lo que querían y esta forma de resolución de conflictos se llama resolver o colaboración.

Es encontrar una solución creativa que satisfaga a ambos en una solución ganar-ganar, hubieran ganado los dos, uno de los niños hubiera tenido el 100% del jugo de naranja.

Y lo otro el 100% de la cáscara de la naranja, esa es la mejor forma de resolver el conflicto resolver o colaboración entonces es buscar soluciones creativas y requiere colaboración.

¿Cuándo se usa? Cuando se quiere lograr un compromiso y para ello se requiere tiempo entonces a veces como no tenemos el tiempo suficiente nos estamos perdiendo de una buena resolución de conflicto.

Estos son los los cinco las cinco formas de resolución de conflictos según las dos variables mis intereses propios y mi interés en la relación.

De aquí surge y está muy relacionado la negociación, la negociación vincula a dos o más partes que pueden tener intereses contrapuestos, lo que se busca es encontrar un acuerdo que logre satisfacer los intereses de ambos.

Negociación por posiciones

Nos enfocamos tanto en lo que nosotros creemos que nos es difícil entender el contexto y entender el para que y cuanto más no sé cerremos en nuestra posición más difícil es llegar a un acuerdo satisfactorio.

¿Qué hizo le mamá? Partió la naranja el medio en este caso los dos perdieron porque ninguno de los dos obtuvo lo que quería en cambio podemos tener una negociación por intereses en dónde lo que buscamos es entender porque, para qué, qué voy a hacer con esto,  cuáles son los intereses mucho más allá de la posición.

Si podemos encontrar los  intereses entonces si podemos encontrar soluciones creativas que satisfagan a ambos.

Negociación por intereses

Hubiera ocurrido si la mamá le preguntaba para que qué quiere la naranja a cada uno de los niños y ahí si hubieran podido llegar a una solución ganar-ganar donde los dos obtienen el 100% de lo que buscan.

Tenemos que tener en cuenta que el nuestro proyecto debemos buscar negociación por intereses cuáles son las necesidades que nos llevan a esta negociación.

Preguntémonos por qué, para qué, porque no ponernos en el lugar del otro y de esa forma encontrando los intereses vamos a tener muchos mejores resultados.

Esperamos que este artículo sobre Desarrollo del equipo del proyecto le haya dado una idea para su próxima aventura de gestión de proyectos. ¡Pero ese no es el final! Si tiene alguna consulta o detalles de nivel menor que podamos haber perdido en esta publicación, no dude en enviarnos un correo electrónico. Nos encantaría saber de ti.

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