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Cómo presentar un plan de proyecto

15 marzo 2021
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Después de redactar un plan de proyecto impecable, el siguiente paso es presentarlo a sus clientes. Este es el punto de inflexión, ya que los PM tienen que lidiar con la pregunta ¿Cómo presentar un plan de proyecto de manera eficaz?

La presentación de un plan de proyecto requiere más que solo diapositivas de PowerPoint.

Dado que una buena presentación puede hacerle ganar un trato con sus clientes, debe estar preparado para todo. Su presentación debe  comunicar todo de manera efectiva. Su cliente debe tener una comprensión clara de todos los detalles que sugiere el plan.

¿Por qué es tan vital la comunicación eficaz? Sus clientes deben comprender las complejidades del plan. Su presentación debe tener el propósito de darles a conocer todos los procesos. Es posible que no estén al tanto de los aspectos técnicos, por lo que su presentación debería familiarizarlos más con los detalles.

Además, transmitir su mensaje antes de sentar las bases también minimiza la posibilidad de errores en el futuro. Una vez que sus clientes hayan entendido metódicamente los entre hilos de su trabajo, puede comenzar a implementar el plan.

Otro punto positivo de la presentación del plan de un proyecto es que ayuda a generar confianza entre ambas partes. Una vez que presenta un plan de proyecto, ambas partes toman conciencia de sus responsabilidades y saben qué esperar de la otra parte.

¿Cómo presentar un plan de proyecto?

Conocer el meollo de cómo presentar un plan de proyecto es imperativo para el éxito de una propuesta. Aquí hay una lista de cosas que puede hacer para comunicar hábilmente los detalles de su plan de proyecto y probablemente gane un contrato:

La simplicidad es lo mejor

Una presentación debe ser lo suficientemente simple para que todos la entiendan. Ahogar a su cliente en datos complejos y un conjunto aburrido de cifras está fuera de discusión a menos que planee asustar a su cliente.

Su objetivo es encontrar cómo presentar un plan de proyecto para que atraiga a su cliente y despierte su interés. Las estadísticas innecesarias y los gráficos complejos harán más daño que bien.

El propósito de su presentación debe ser aclarar y explicar el proceso en detalle. Por lo tanto, le sugerimos que lo mantenga simple. Emplee el uso de una estructura de desglose del trabajo (WBS) para estructurar una hoja de ruta del proyecto.

Guíe a su cliente a través de la hoja de ruta y todas las fases del proyecto. Una hoja de ruta le dará a su cliente una comprensión clara del plan.

Explicar el proceso metódicamente

Cuando se esté preparando para la presentación, contemplando cómo presentar el plan del proyecto, piense en su cliente como alguien completamente ajeno al funcionamiento del plan. Describe cuidadosamente tu proyecto desde el principio hasta el final. Debe ser consciente de todo el proceso y de cómo sucederá todo.

Mientras lo hace, dígale por qué planificó el proyecto de la manera en que lo hizo. Si se trata de algo probado y probado anteriormente, informe a su cliente sobre cómo ha funcionado en proyectos anteriores y por qué también funcionará en su proyecto.

Si ha aplicado un nuevo enfoque, aclare las razones por las que decidió tomar un camino único y cómo será beneficioso.

Revisar las fases del proyecto

Revise todas las fases del proyecto. Es importante explicar cada tarea, la secuencia de las tareas, el tiempo que tomará y los asignados de cada tarea. Después de informarles sobre estos detalles, puede explicar los porqués de cada tarea.

Es posible que su cliente necesite una explicación sobre una o dos de las tareas o por qué se asignó a un miembro específico del equipo o por qué lleva más o menos tiempo. No se preocupe, estas preguntas son una afirmación de que el cliente está interesado en su proyecto.

Si puede, comparta experiencias similares. Para aumentar su confianza en el plan, muéstreles documentos o archivos que expliquen cómo ha funcionado este enfoque en particular en proyectos anteriores. La evidencia visual aumentará su confianza en usted y en el trabajo que realiza.

Educar a su cliente es fundamental para ganarse su confianza. Al despertar su interés, aumenta las posibilidades de éxito de su plan.

Retroalimentación oportuna

Su proyecto es un proceso bidireccional. Cada hito que complete necesita la aprobación del cliente. Si en cualquier fase del proyecto, el cliente tarda demasiado en entregar sus comentarios, es posible que pierda el plazo para la siguiente fase.

La retroalimentación y la revisión oportuna son vitales para que no se quede atrás y el proceso sea lo más sencillo posible. Para hacerlo, incluya estimaciones de tiempo para los comentarios de su cliente. Una vez que su cliente esté consciente de sus responsabilidades y expectativas, trabajará más duro para asegurarse de que no haya lapsos en el trabajo.

Hacer coincidir sus sinergias acelerará el trabajo y producirá resultados más fructíferos que cualquier otra cosa.

Resalte las dependencias

Asegúrese de señalar todas las dependencias en su presentación. Presente el plan del proyecto de tal manera que conozca sus responsabilidades. Dígales qué sucede si hay un retraso en su finalización o cómo puede afectar su trabajo.

Además, asegúrese de que conozca los puntos débiles de su proyecto o las amenazas potenciales para que ambas partes puedan prepararse en consecuencia.

Resalte las dependencias desde el principio para que todos sean conscientes de los riesgos potenciales. Esto, a su vez, los mantendrá preparados para circunstancias imprevistas y estarán listos para abrirse camino.

Analice sus recursos

Hágale saber a su cliente la capacidad de sus miembros. Sus clientes no han tenido interacción con sus recursos, por lo que desconocen la competencia de los miembros de su equipo.

Hágales saber todo lo que discutieron como equipo y por qué tomó las decisiones que tomó.

Es posible que no estén interesados ​​en conocer el aspecto humano del proyecto, pero un poco de esfuerzo de su parte les dará más información sobre el trabajo que realiza. También podría conectarse con su equipo y comprender su trabajo.

Hacerlos conscientes del potencial de su equipo les permitirá saber qué esperar de su lado y cómo pueden optimizar su trabajo.

Siga revisando su plan de proyecto

El hecho de que haya presentado todos los aspectos del proyecto no significa que no pueda hacer más modificaciones. Su proyecto no es perfecto, probablemente necesitará ajustes en cada paso.

Mientras está en proceso, puede encontrar una forma más factible de hacer las cosas o pensar que este recurso se adapta más a esta tarea que la anterior. Eres libre de realizar cualquier modificación. Encontrar el mejor método y la mejor persona para realizar una tarea es importante para lograr con éxito sus objetivos.

Siempre que el resultado del proyecto sea rentable, no importa qué método utilice o los recursos que emplee.

No es importante ceñirse al plan al 100%. siempre es propenso a situaciones imprevistas e impredecibles. Lo que puede hacer para superar lo inevitable es crear una nueva estrategia y volver a la normalidad lo antes posible.

Recuerde comunicar los cambios a su cliente y a su equipo. Mantenga a todos actualizados e informados sobre el progreso del proyecto  y cómo va todo.

Es de esperar que esta lista de características responda a la pregunta, “¿cómo presentar un plan de proyecto?”. La incorporación de estas características en su presentación lo ayudará a causar una buena y duradera impresión en su cliente. ¡No solo puede ganar el contrato, sino que incluso puede obtener algunos cumplidos!

En general, la planificación del proyecto es fundamental para garantizar el éxito a largo plazo. Sin embargo, no es algo natural para los gerentes de proyectos. Necesita adaptarse a los estándares cambiantes de la industria.

Síguelo; siéntase libre de improvisar y siempre consulte con las partes interesadas para obtener los mejores resultados.

Esperamos que este artículo le haya dado una idea de cómo puede utilizar las Cómo presentar un plan de proyecto en su próxima aventura en gestión de proyectos. ¡Pero ese no es el final! Si tiene alguna consulta o detalles de nivel menor que podamos haber perdido en esta publicación, no dude en enviarnos un correo electrónico.

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